Vivimos inmersos en una sociedad dónde el ritmo de vida es cada vez más rápido y todo a nuestro alrededor se vuele más demandante: nuestro lugar de trabajo no es la excepción. El tiempo, siendo uno de nuestros bienes más preciados, en el aspecto laboral se convierte en un recurso limitado que se debe aprender a administrar para optimizar las labores y cada proceso que se realiza.

Si se parte del hecho de que el día tiene 24 horas y de las cuales entre 8 y 10 las destinamos al trabajo, el profesional que sepa cómo utilizar y administrar sus horarios se destacará notablemente por su desempeño, generará un valor agregado en su productividad y reducirá el estrés que puede causar el hecho de tener un gran número de labores pendientes.

Las exigencias de nuestro trabajo y la presión de tener que realizar actividades para “hoy” o para “ayer” provocan que los empleados se desorganicen al tratar de realizarlas todas de una vez , generando caos en sus labores y presión mental, donde la sensación de “no termino” los acompaña en todo momento. Para evitar esto es necesario no caer en la trampa de realizar primero aquello que resulta más fácil, sino evaluar el orden de prioridades con una mirada estratégica de la ejecución de los procesos.

Poder planificar el uso del tiempo durante la jornada laboral fundamental para destacarse en cualquier equipo de trabajo. Por tal razón, se han diseñado diferentes técnicas o estrategias para administrar el tiempo de la mejor forma posible.

El método Getting Things Done (GTD), elaborado por David Allen, autor del libro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (en español “Organízate con eficacia”) se basa en su experiencia en el mundo corporativo y en las artes marciales, ayuda al profesional a crear un flujo de trabajo utilizando listas de tareas, calendarios y material de referencia. Antes de comenzar con la ejecución de las tareas, el autor recomienda procesar, organizar y revisar las demandas del día laboral, anotar las actividades que necesitan ser realizadas, pues el objetivo es que el empleado consiga focalizarse en las tareas más urgentes.

Otra técnica es dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas para ser realizadas por módulos. Esto disminuye el estrés y la sensación de “no voy a terminar” o “no voy a poder hacer esto”, a las cuales pueden enfrentarse los profesionales al encarar un desafío importante.

Por otra parte, el método de gestión de tiempo “Tríade”, elaborado por el brasileño Christian Barbosa, consiste en definir metas. Borbosa propone clasificar las actividades en tres ítems, como:

1. Importantes: definidos por un periodo de tiempo para realizarse y que conllevan resultados.

2. Urgentes: deben ser cumplidos en un tiempo corto y con precisión.

3. Circunstanciales: no traen resultados, convirtiéndose en un desperdicio de tiempo.

Asegura que además de tener una lista de las tareas por realizar, es necesario hacer un cálculo de cuánto tiempo real (horas reloj) demandará cada actividad.

Sabemos que no existe una fórmula mágica que ayude a los profesionales en la administración óptima de su horario laboral, pero las técnicas y nociones revisadas aquí pueden ayudar al ejecutivo en esa misión. Es clave tener claro cuáles son los objetivos que se buscan y planificar cómo se pueden alcanzar; para esto, es necesario focalizarse en la tarea que se está realizando, evitar posibles interrupciones (causadas por internet, mails, llamados o visitas inesperadas, etc.) y tampoco querer realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Asimismo, se debe aprender a delegar tareas a los otros integrantes del equipo de trabajo y saber decir “no” a eventualidades que no sean urgentes.

*Sylvain Namy consolida su carrera en España como consultor de Michael Page International en 2006. En 2008 viaja a México para contribuir en el desarrollo de la firma en el país; en ese momento se encarga de diferentes divisiones, como Banking & Financial Services, Engineering & Manufacturing, Human Resources, Insurance y Legal. Desde octubre de 2010 ocupa el cargo de Director General de Page Personnel México, empresa hermana de Michael Page International.