El tráfico de la información dentro de una empresa es muy dinámico, se comparten y archivan imágenes, presentaciones, y hojas de cálculo, y este dinamismo implica que el personal requiera acceder a la información en cualquier momento, sin importar el lugar donde se encuentren, al mismo tiempo que es necesario que estos archivos estén respaldados con métodos altamente confiables.

Sin importar que colabores en un negocio pequeño o mediano o en un gran corporativo, la información es uno de los activos más importantes. Por esto, la manera en cómo compartimos información y la guardamos es tan importante, que su mal manejo puede llegar a frenar el crecimiento de la empresa. No cabe duda que, todos tenemos “hábitos digitales”; sin embargo, es posible que estos no sean los más adecuados, por ejemplo, hay personas que nombran más de 3 veces a un mismo archivo de distinta forma,  es así como aún y con todos los avances tecnológicos que existen, permanecen hoy en día empresas con procesos de almacenamiento de información muy tradicionales. En este sentido, es necesario que los encargados de los departamentos de TI modifiquen las prácticas de almacenamiento de sus usuarios, ya que el impacto negativo podría representar una pérdida de información importante.

Según un estudio hecho por “The Diffusion Group Research” a un millar de pequeñas y medianas empresas, el 60% de los usuarios respaldan su información ellos mismos,  y de éstas únicamente el 40% es completamente recuperable debido a que no se utilizan los medios adecuados. Como asesores especializados en tecnología buscamos que los usuarios e internautas corporativos realicen mejores prácticas con el manejo de la información. Esto con la finalidad de evitar que las operaciones de un negocio se vean interrumpidas y que las actividades digitales del día a día fluyan sin complicaciones. 

Para sacarle provecho a las herramientas de colaboración en el escenario laboral, es necesario saber nuestro punto de partida, ¿Qué métodos se están utilizando para guardar y compartir información? De acuerdo con nuestras observaciones, entre los usuarios podemos identificar los siguientes perfiles:

El Organizado

La encomienda de la semana es preparar una presentación en equipo, entonces cada quien prepara su parte. Uno de los usuarios es quien juntará todos los datos. Pero por organizado, se complica el tener que tomar una parte de un USB, otra de un correo, otra de un Word. ¿No sería más sencillo trabajar en un mismo documento con la posibilidad de actualizarlo en tiempo real?.

El mil versiones

Un usuario trabaja un PPT, va a una junta presta su laptop para la presentación, continua en su casa, lo pasa a un USB, regresa a la oficina y termina con archivos llamados: “Presentación1”, “PresentaciónBuena”, “PresentaciónVF”, “PresentaciónFinaaal” Cuando se requiere la última versión, seguramente abrirá todos los archivos para encontrar el bueno, lo cual toma tiempo y ocupa memoria en el equipo ¿no?

El Precavido

Las palabras “anticiparse” y “proteger” son su principal característica. Siempre evita que pase cualquier accidente, pero ¿qué pasa con aquello que no está en sus manos?, en caso de que alguien de su equipo de trabajo pierda o le roben su dispositivo, el “precavido” será quien en segundos excluya remotamente los dispositivos para que personas no autorizadas no invadan o accedan a la información de valor.

El Creativo

Una presentación no sólo son diapositivas y texto. Al final, siempre habrá quien pida la famosa obra de arte ¿Qué tal si al instante puede subir el archivo, otorgar permisos, compartir el link y listo?

Cada quien cuenta con formas de trabajar que funcionan; sin embargo, existen aliados que permiten que las prácticas de colaboración y almacenamiento arrojen resultados realmente prácticos y funcionales. Cloud Backup y Cloud Drive de Alestra son herramientas de apoyo que simplifican la administración y procesos de respaldo, además de que permiten al cliente ser el dueño de su información, misma que se encontrará en las manos correctas con métodos sumamente confiables.

Con  Cloud Backup, el usuario podrá realizar copias o respaldos en la nube de una manera segura, automatizada y periódica, si llegase a presentarse alguna contingencia, la información seguirá activa y disponible. En tanto, para el caso de  procesos de colaboración, Cloud Drive es ideal cuando se desea almacenar y compartir toda clase de archivos, brinda la posibilidad de acceder a ellos en cualquier momento y poder sincronizarlos con dispositivos móviles y de escritorio con rapidez. Los usuarios determinan los permisos de lectura y escritura.

El manejo de información en el ámbito laboral requiere de un replanteamiento en muchas áreas y niveles; en el factor humano, ya sea directivos o empleados, cada quien tendrá que mejorar los métodos utilizados. Es fundamental cambiar la visión, establecer estrategias y políticas de manejo de información y revisar lo que el mercado está ofreciendo para poder alcanzar mayores niveles de competitividad.  Es indispensable que las empresas hoy en día destinen parte de su inversión a tener una actualización en sus herramientas de trabajo, bajo este escenario, cifras indican que 73% del presupuesto de una empresa es utilizado para mantener su infraestructura existente.

Estas formas de trabajo tradicionales, no responden de manera adecuada al ritmo de crecimiento masivo de datos, y ante esto surge un retraso en las tareas diarias de los negocios. De igual forma, en consecuencia surge la pregunta ¿Por qué no destinar más a la tecnología de punta y dejar en sus beneficios una habilitación constante y vanguardista de nuestros negocio?  Como tomador de decisión es indispensable actualizar procesos y políticas año con año, el habilitar TI es una vía flexible, amigable y con alto potencial para que tu empresa llegue a ser un caso de éxito.

*Estrategia de Negocios de TI de Alestra