Pero los sistemas de telefonía IP  y comunicaciones unificadas han expandido el uso del vídeo, el vídeo chat y las vídeo conferencias a lo largo y ancho de las empresas, y con esto introducen nuevas posibilidades a la hora de reestructurar los flujos de trabajo y mejorar los procesos de toma de decisiones, colaboración y productividad.

Los beneficios de las vídeo conferencias son varios, desde la reducción de costos de viaje y reuniones, pasando por la aceleración de proyectos, de salida al mercado de productos y hasta el incremento de la competitividad de los negocios.

Además, podría incluso aumentar la felicidad de sus empleados. Se espera que la hiperconectada generación de los millenials domine los espacios de trabajo en el futuro cercano. Hoy en día, conforman una mayor proporción de la fuerza de trabajo que la generación X y algunas predicciones indican que superarán a los baby boomers al cierre de 2015. Eso coloca una presión adicional a las compañías, que deben incorporar métodos de comunicación que ya los millenials han adoptado, tales como el vídeo chat y la vídeo conferencia.  

Pero ¿cómo pueden las organizaciones incorporar el vídeo en su flujo de trabajo y sacarle el mayor provecho? Estas son algunas ideas simples y fáciles de ejecutar:

Más reuniones virtuales: en el pasado, la mejor forma de fomentar la colaboración entre empleados era autorizar viajes y traslados entre oficinas.  Pero los viajes, incluso cortos, son muy costosos. Consideremos que la recesión de 2008 y la reducción de los límites de crédito afectaron el desarrollo de nuevos proyectos hoteleros en numerosos países. Como resultado, las habitaciones se quedan cortas ante la demanda, lo que eleva los precios hasta a un 40% más, desde 2011.  Una habitación estándar que puede llegar a costar US$400 a US$500 por noche en algunas ciudades, algo que los negocios conscientes de los costos deben considerar al pensar cómo lograr los objetivos sin necesidad de reuniones en persona. Con el vídeo integrado a su sistema de telefonía, los colaboradores están a un click de  saludar a un colega en el lado opuesto del mundo o unirse a una reunión de último momento.

Toma de decisiones más rápida: a medida que los trabajadores móviles y remotos ocupan un sector creciente del mercado laboral, la insistencia en reuniones presenciales puede implicar la lentificación de los procesos. Afortunadamente, el vídeo puede ayudar a superar los obstáculos generados por la distancia geográfica. Las decisiones complejas pueden discutirse “cara a cara”, añadiendo el elemento personal que las comunicaciones telefónicas no ofrecen. La posibilidad de ver a un colega y poder interpretar la comunicación no verbal, elimina malos entendidos y ayuda a una mayor claridad. Se pueden tomar decisiones de forma más rápida e inteligente.

Mejor desarrollo de proyectos: las teleconferencias estándar pueden no ser tan adecuadas para grupos que desarrollan proyectos complejos. Pero con pantallas compartidas, los miembros de un equipo pueden ver y evaluar los elementos visuales del trabajo de sus colegas. Esto permite una colaboración más efectiva, dado que los participantes pueden realizar comentarios instantáneos sobre funcionalidades, funcionamiento, gráficos y textos. Adicionalmente, los cambios pueden ejecutarse en tiempo real, mientras los participantes observan el proceso.

Estas aproximaciones simples pueden hacer que los equipos y las reuniones trabajen de manera más eficiente, porque el progreso sucede a la vista de todos, en conversaciones en vídeo, y no en horas o días posteriores. Los millenials lo saben: el uso inteligente del vídeo puede contribuir significativamente al éxito de una organización, al reducir costos y fomentar la efectividad de sus colaboradores.

*Director para Latinoamérica, ShoreTel Inc.