De acuerdo con estudios recientes, el 37% del tiempo de los empleados se invierte en reuniones y el promedio va cada vez más en aumento dentro de las organizaciones. El lado positivo es que las reuniones fomentan la colaboración y pueden ser el método más efectivo para compartir información vital. Y para muchos el lado negativo de las reuniones –cara a cara o vía teleconferencias- es que dificulta o retrasa la acción.

Pero no tiene que ser de esa manera. A continuación identificamos 9 cosas que puede aplicar para asegurarse de que las reuniones sean exitosas y efectivas, tanto para el equipo como para  cada uno de los participantes. 

Envíe una agenda al menos dos horas antes de la reunión.

La razón principal por la que las reuniones son una pérdida de tiempo es la falta de una agenda. Al enviarla, se marcan los tópicos que deben ser cubiertos, metas, asistentes y materiales necesarios, así como los tiempos de inicio y final. 

Adopta tecnologías de vídeo  conferencia o vía web.

Incluso si no hay materiales para compartir, la mayoría de las herramientas para conferencias permiten publicar la agenda como un recordatorio virtual de las actividades de la reunión. Estas herramientas incluso permiten a los asistentes hacer línea para las preguntas y consultas. 

Comience la reunión a tiempo.

Esperar por quienes llegan tarde incomoda a aquellos que llegan a la reunión a  tiempo. De ser posible, no posponga el comienzo de la reunión más de algunos minutos. Los que lleguen después podrán revisar la trascripción o notas de lo que se han perdido.

Presente a los asistentes y sus roles.

Como líder de la reunión, puede presentar a los asistentes o dejarlos presentarse entre ellos, con una breve descripción de sus roles y responsabilidades. 

Desactive otras aplicaciones  o apague dispositivos electrónicos.

El email, la mensajería  y el Internet son elementos distractores. Pida a los asistentes no usar sus dispositivos móviles o aplicaciones durante la reunión o llamada. Como líder, especialmente si está compartiendo su escritorio, cierre las demás aplicaciones, no quiere que el grupo vea sus mensajes entrantes o comunicaciones recientes. 

Guíe la discusión.

Cuando la conversación se desvíe del tópico o trascienda la agenda, traiga la atención nuevamente al punto relevante y tome nota de otras cuestiones que puedan haber surgido, para discutir en el futuro. Ser excesivamente cordial con personas que toman el control de la reunión sólo hará que esta sea menos productiva. 

Atención al tiempo.

Indique cuando se esté a la mitad de la reunión y de un aviso 10 minutos antes del final. Esto ayudará a que la reunión se mantenga enfocada y les recordará a los participantes lo que deben lograr antes del final. 

Termine con un resumen de la reunión.

Identifique si los objetivos fueron alcanzados, defina los próximos pasos y asigne responsabilidades a cada uno de los participantes. 

Tome y distribuya notas de la reunión.

Durante la reunión, tome notas. Posteriormente, resuma y distribuya entre los asistentes antes de las 24 horas. Algunas soluciones de conferencia en vídeo y web permiten grabar y trascribir las reuniones. Envíe el enlace a los participantes además de sus notas de la reunión. 

Sus reuniones reflejan sus habilidades de liderazgo. El trabajo que realiza al crear la agenda, resumiendo las notas y enviando correos de seguimiento, les muestra a las personas que ha invertido tiempo y atención en el éxito de la reunión y en el tiempo de sus colegas. Dirigir la conversación e intervenir cuando sea necesario son talentos que las personas valoran. Al seguir estas sugerencias logrará reuniones más productivas y se asegurará que las ideas y proyectos discutidos lleguen a resultados concretos. 

Como CMO de ShoreTel, Mark Roberts lidera la estrategia de marketing, el mercadeo de productos, generación de demanda, marca y comunicaciones externas. Cuenta con un MBA en Marketing de la Leicester University del Reino Unido.

*CMO de Shoretel.