Para muchos empleados esto puede ser fácil, pero es muy complicado ya que entrar en reuniones remotas requiere la descarga de aplicaciones especiales, ingresar varias contraseñas y asegurarse de que la conexión a internet es estable.
Afortunadamente, ShoreTel Connect elimina todos estos pasos conectando al usuario a la reunión con un simple click, desde el dispositivo de su preferencia y brindando las herramientas necesarias para compartir documentos fácilmente, mirar notas de reuniones previas o contactar a un colega del que se requiere una opinión. Estas herramientas permiten participar de la misma forma que lo haría en persona.
Otras acciones que pueden maximizar las reuniones remotas son:
Prepárese. En los días previos a la reunión, estudie los antecedentes de los asuntos incluidos en la agenda, identifique las dudas que pueda tener y desarrolle una idea de cómo debería proceder el equipo. Si bien no debe encerrarse en una opinión –para evitar cegarse ante las ideas de sus colegas– debe estar tan involucrado en los temas de forma tal que pueda proveer una opinión apropiada cuando sea necesario.
Sepa qué decir. Aún si el organizador de la reunión no le ha asignado un tema específico para tratar, haga una lista de todos los puntos que quiere marcar durante la reunión y prepare material de apoyo para compartir con el grupo. Con ShoreTel Connect puede presentar documentos, vídeos, imágenes y más, como si estuviera en una oficina con todos sus colegas.
Evite las distracciones. Según CNBC, los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son un fracaso, algo que no sorprende si se toma en cuenta que otras encuestas muestran que los participantes hacen multitasking durante las reuniones. Lo ideal es evitar la tentación de revisar los correos, navegar en la web o adelantar trabajo durante las reuniones. También asegurarse de que la puerta esté cerrada y haya silencio. Si bien la naturaleza humana tiende a acortar los tiempos de atención, encontrará que las reuniones se hacen más productivas y rápidas si está completamente involucrado en ellas.
Esté presente. Se dice que "las decisiones las toman los que están presentes”. Pero estar presente es mucho más que conectarse. ShoreTel Connect brinda la capacidad de participar activamente en la reunión, pero depende de usted aprovecharla, al prepararse para hablar efectivamente cuando sea apropiado, tener material de apoyo para compartir, mostrar sus ideas y ayudarlos a enfocarse mientras usted habla.
Prepárese con tiempo, enfóquese en los temas y aproveche las capacidades de ShoreTel Connect, para que la distancia no sea un factor determinante en las contribuciones que haga.
*Director de Canales de Distribución de ShoreTel Lationamérica