Tanto las empresas manufactureras, como de distribución y servicios, requieren de un control estricto sobre sus inventarios, desde materia prima o insumos, hasta los productos terminados listos para la venta.

Para lograr un control eficiente sobre sus inventarios, las empresas pueden apoyarse de un software ERP (Enterprise Resource Planning) que les permita tomar el control sobre los mismos y alinearlos hacia un entorno de competitividad el cual es fundamental para la permanencia de toda empresa en un mercado dinámico y exigente.

Algunos de los beneficios que las empresas obtienen al utilizar un software ERP para el control de sus inventarios son:

· Interacción sana y armoniosa con el resto de áreas de la empresa. El control de inventarios es natural que impacte en otras áreas esenciales de la empresa, mantiene una relación directa con Compras, Producción y Ventas. Asimismo, su relación con el departamento contable es fundamental, ya que cualquier movimiento de entrada o salida genera un asiento contable para el manejo eficiente y sano de la gestión de la empresa.

· Veracidad y certeza de información para una gestión sana. Los inventarios de una empresa están en muchas ocasiones sujetos a procesos de auditoría, resultado de una acción para su control y seguridad, por lo que es importante que los responsables del inventario cuenten con una plataforma capaz de brindarles dicho control, para que las auditorías resulten ser un proceso de rutina sin mayor contratiempo y la operación de la empresa no se vea obstaculizada por un mal manejo de información.

· Detalle de existencias para una correcta toma de decisiones. El detalle de las existencias en inventarios que maneje una empresa es fundamental para la toma de decisiones. No basta con sólo saber las existencias sino también su ubicación (bodega) y  el estado de las mismas, como también saber si la mercancía está disponible, en tránsito, en cuarentena, vencida, en producción o en pedido. En la medida en que la empresa pueda tener claridad sobre sus existencias se pueden tomar decisiones correctas, sobre todo aquellas relacionadas con las ventas de los productos en el mercado.

· Clasificación de artículos existentes en inventarios.  Es posible clasificar las unidades de inventario acorde a criterios importantes para la empresa, como la Clasificación ABC, lo que permite determinar su importancia con base en el costo total y en su contribución (frecuencia) en las transacciones registradas en determinado periodo.

· Manejo de costeo de inventarios. Puede manejarse diferentes tipos de costeo dependiendo de las necesidades de la empresa: UEPS, PEPS, estándar y promedio. Esto permite tener información actual del valor del inventario y las implicaciones a nivel contable del manejo del mismo, lo cual es fundamental para una toma de decisiones asertiva.

· Mantener un estricto control sobre las transacciones del inventario. Es necesario manejar un control de transacciones, según los privilegios de cada responsable de inventario para salvaguardar la seguridad en el manejo de los mismos y que cada movimiento quede registrado a detalle favoreciendo la documentación veraz y oportuna para cualquier proceso de aclaración o auditoría.

· Administración eficiente con multimoneda. Las empresas en diferentes escenarios requieren en sus inventarios poder tener un control sobre los mismos no sólo en su moneda local sino también en otras monedas, como dólares, de manera simultánea dado que el entorno en el que se manejan puede corresponder a una empresa que forma parte de una estructura trasnacional, obligándola a mantener un control no sólo para sí misma sino también para su corporativo, sin dejar a un lado que somos parte de un mercado globalizado.

Sin duda alguna, las empresas encontrarán en un software ERP un aliado estratégico para el manejo eficiente de sus inventarios. Softland ofrece una plataforma ERP que incluye en su estructura un Módulo de Control de Inventarios capaz de brindar el soporte en los puntos críticos mencionados anteriormente, garantizando un control de inventarios eficiente y acorde a las necesidades de las empresas.

En la medida que las empresas adopten sistemas de gestión como un ERP, sus inventarios lograrán un mayor grado de eficiencia, facilitando la gestión competitiva que toda empresa requiere para mantenerse sólida en el mercado.

*Director Comercial de Softland México