Los resultados fueron sorprendentes. Al contrario de lo que muchas personas sienten hoy en día, hay demasiadas reuniones que se interponen en el tiempo real de trabajo y son una pérdida general del tiempo útil, incluso estas son solo para los que suelen hacer multitasking. ShoreTel realizó el desafío “Build a Better Meeting Challengue” (Construye una mejor reunión) y encontró resultados opuestos. Sobre la base de encuestas realizadas entre el 11 de enero de 2016 y 30 de abril de 2016, más de dos tercios de todos los encuestados (76%) dijeron que pasan una hora o día de la semana en cada una de las reuniones. La Generación X, los nacidos entre 1965-1979, son la generación que pasa más tiempo en reuniones semanales (9+ horas, 28%), al igual que las personas que trabajan en Tecnología (30%).
Solo el 11% de los participantes manifestó que las reuniones son “una pérdida de tiempo”. Un 40% de los encuestados dijo que son “productivas” y el 48% afirmó que las considera “más o menos productivas”. Los Baby Boomers (nacidos en 1943-1964) fueron los más inclinados a pensar que las juntas son productivas -47% del total- comparados con 34% de los Millennials (nacidos en 1980-2000). Sin embargo, los Baby Boomers y Millennials fueron los dos grupos que menos afirmaron que las reuniones son una pérdida de tiempo (9% y 11% respectivamente).
¿Qué hacen las personas durante una junta? La mayoría de los participantes (67%) escucha y toma notas, un 25% adelanta otras tareas laborales y un 8% afirma mirar su email personal, enviar textos o entrar en sus cuentas sociales.
Sea que trabajen desde casa o en la oficina, no parece haber correlación entre la opinión que tienen de las juntas o la productividad que alcanzan: de todas las respuestas, el 46% trabaja en la oficina todos los días, aunque en Europa ese número cae hasta el 29%. Asia tiene el menos número de horas por semana (57% indicó que de 0 a 4 horas) y Australia el mayor (45% afirmó que más de 9 horas). Tanto Asia como Europa opinan que las reuniones son más productivas (48% y 52% respectivamente) que Norteamérica (40%).
No es sorprendente que las empresas hayan reportado una mayor cantidad de reuniones, en contraposición con las startups. A nivel global, el 64% de los participantes indicó su preferencia por las juntas realizadas en salas de reuniones, siendo el área de Educación la que más sostiene esta tendencia (81 %). El sector de Tecnología se reúne vía telefónica o de forma remota la mitad del tiempo. Curiosamente los Millennials (57% de los participantes asiáticos, 48% de los europeos y solo 25% norteamericanos) indicaron su preferencia por reuniones en salas de juntas, una cifra similar a las de generaciones previas: 64% de Millennials, 65% de Generación X y 63% de Baby Boomers. Además, fueron los que más prefirieron asistir a una junta desde el teléfono del escritorio (24%).
“Nuestra encuesta disipa algunas percepciones erradas sobre las reuniones y la productividad según las generaciones presentes actualmente en el lugar de trabajo”, explica Mark Roberts, CMO de ShoreTel. “Por ejemplo, los resultados no mostraron que las reuniones son improductivas o que ciertas generaciones las encuentran una pérdida de tiempo. Los Millenials tienen mala fama, pero nuestros resultados muestran que participan en las reuniones en salas de juntas de forma activa y con sus pares, del mismo modo que lo hacen las generaciones previas”.
“Mejorar la productividad de las reuniones, así como la eficiencia, es una prioridad para muchas empresas y las tecnologías de colaboración de ShoreTel, así como las herramientas intuitivas pueden optimizar las juntas de negocios para quienes estén presentes de manera física y también remota”, concluye Roberts.
ShoreTel Connect, una solución de comunicaciones unificadas, brinda una forma simple y natural para que empleados, socios y clientes interactúen y se comuniquen, estando en la misma sala o en lugares diferentes. Connect cambia la manera en que los empleados se comunican y les brinda una experiencia de colaboración en grupo que a su vez, se adapta a las preferencias individuales. Algunas funciones son herramientas de agenda propias y acceso a múltiples formas de comunicación (voz, fax, mensajería instantánea y más), todo desde la misma interfaz.
Para más resultados de la encuesta, mira el e-book de Build a Better Meeting aquí (en inglés). Para tomar el reto de las juntas, visita el sitio.
Redacción C21