Durante la auditoría del sistema, se deben buscar los síntomas que indiquen que el software no ha evolucionado conforme a las necesidades de la empresa. Las primeras señales pueden ser difíciles de detectar, frecuentemente se confunden con errores o hechos aislados, y no con una insuficiencia general del sistema.  El gerente de TI debe buscar patrones y errores repetidos. Debe ser fácil detectar problemas que sobresalen y crean complicaciones mayores, ordenes demoradas, faltas en el inventario, cotizaciones lentas, pilas de papeles y el personal frustrado y confundido.

A continuación, algunas señales de que se debe actualizar el sistema:

Rotación del Personal. La pérdida de empleados, ausencias frecuentes y una falta general de entusiasmo del personal son frecuentemente señales de que están estresados y que no cumplen bien con las demandas de los clientes y las presiones del mercado. Esto puede ser causa de un mal sistema.

Cuellos de Botella.  Pueden existir procesos en planta que se atrasen o que la facturas se demoren en forma crónica. Las ventas no pueden seguir el ritmo de las cotizaciones, o las ordenes no se facturan a tiempo ni se siguen adecuadamente, ante esto la duda sobre si se están cubriendo los costos de las operaciones.

Aumento de los errores. Los errores pueden ser pequeños errores en la facturación o comunicaciones equivocadas sobre cambios de último momento. Los errores frecuentemente se manifiestan en faltas en el inventario, faltas de stock de materia prima. Los errores en los envíos se escalan y los procesos llegan al límite, Los camiones de entrega llegan con órdenes parciales o con los ítems equivocados.

Control de calidad. La calidad del producto generalmente sufre cuando las máquinas, los sistemas y el personal están sobre pasados con trabajo, o con la complejidad de las ordenes. Algunos defectos pasan el control de los inspectores. Los errores no se detectan hasta que es demasiado tarde, las normas se relajan a medida que el personal corre para completar sus tareas para cumplir con las demandas de los supervisores y de los clientes descontentos. Esto deriva en una situación en la que se despachan productos que no cumplen con el standard de la marca.

Clientes descontentos. Los clientes pueden o no llamar cuando son conscientes del primer error y caída en la calidad. Sin embargo, los clientes hablan, se quejan y expresan su descontento en las redes sociales. Luego, los más leales podrán tener una conversación sincera y dar una segunda oportunidad. ¿Y los otros clientes descontentos? Hace rato que se fueron con la competencia.

Frecuentes paradas inesperadas. Cuando en la empresa hay un alto volumen de trabajo, lo primero que se elimina es el Mantenimiento preventivo. No hay tiempo para dejar una máquina offline para hacerle el mantenimiento: calibración, reemplazo de repuestos, y el cuidado preventivo recomendado. El equipo al no ser mantenido traerá problemas tarde o temprano produciendo paradas inesperadas.

Incumplimiento de normas. Los clientes, proveedores y colegas del mercado cuentan con ciertas expectativas en cuanto a los productos. Esperan que las ordenes puedan realizarse en portales online, contar con herramientas de cotización y configuración, contar con visibilidad del status de las tareas, con herramientas de colaboración social en tiempo real y con proyecciones precisas. Si la empresa no cumple con estas condiciones, recibirán quejas del producto y de los servicios.

Exceso de desperdicios. El material de descarte puede aumentar los costos rápidamente y gastar la materia prima, afectando la rentabilidad. Los desperdicios pueden ser tanto en materia como en tiempo. Cada vez que el personal tiene que esperar para operar las máquinas y el material, se pierde tiempo y dinero.

Falta de visibilidad de la cadena de suministro. ¿Se pierde material frecuentemente? ¿Estas demoras hacen que se retrasen las ordenes de los clientes? Cuando se trabaja con varios proveedores, en diferentes países se precisa contar con visibilidad del estado de las ordenes y la capacidad de saber dónde están. La falta de visibilidad trae falta de control. Sin control se aumenta el riesgo de demoras costosas.

Utilización de Hoja de Cálculo.  Si el personal está tan frustrado con el sistema actual que lo abandona y se vuelca a los procesos manuales y a hojas de cálculo. Si les cuesta conseguir reportes, así como encontrar los datos que precisan para tomar decisiones considerando los datos del sistema. La causa es falta de usabilidad del sistema.

Falta de certeza de los márgenes. En el caso de empresas de manufactura con un gran volumen de tareas de make-to-order (MTO) y engineer-to-order (ETO), resulta fácil perder noción del costo total del proyecto para poder cotizar y facturar adecuadamente. Los cambios de último momento en las ordenes son frecuentemente la causa. El personal está tan focalizado en cumplir con los requerimientos del cliente que no registran el uso de nuevos materiales, de los repuestos y de la mano de obra utilizada para la tarea. Como resultado no se cuenta con la certeza de que el trabajo ha sido rentable.

Poca visibilidad de los datos. Se cuenta con datos de máquinas, socios, clientes pero no con herramientas para utilizarlos. Resulta difícil utilizar los datos de los sensores inteligentes en datos que se pueden utilizar para tomar decisiones. Este es un problema común, y se puede resolver con una solución que tenga funcionalidades de análisis y ciencia de datos. A medida que el uso de sensores en los productos, vehículos y máquinas aumenta, la proliferación de datos se multiplica exponencialmente. No solo hace falta un lugar para almacenarlos, sino contar con las herramientas para poder analizarlos. No poder hacer esto es un riesgo.

Imposibilidad de conectar con redes. ¿El sistema es rígido, utiliza una plataforma que no permite conexión con clientes o partners? No permite agregar ni integrar otras aplicaciones. Este tipo de arquitectura lentifica mucho el trabajo y las tareas.

La organización que sufra alguno o varios de estos síntomas debe considerar invertir en una nueva solución o en hacer un upgrade de la solución existente para ser competitivo. Si no se cuenta con un sistema empresarial que permita operar al máximo de la posibilidad de la empresa, las presiones del mercado existente lo dejarán afuera del mercado. Se corre el riesgo de ser obsoleto y perder la posición en el mercado. Estas alertas son señales a las que se les debe prestar atención, antes que sea demasiado tarde.

*Director Ventas Infor México y NOLA