En un estudio mundial de 2,053 CIOs, 65 por ciento de los encuestados sostuvo que el principal obstáculo que impide a las organizaciones lograr una continua optimización de los gastos en tecnologías de la información estaba relacionado con la mentalidad de las empresas (esto es, la habilidad de todos los recursos de trabajar juntos en la misma dirección con el mismo objetivo). Los CIOs asintieron que, si las organizaciones estuvieran adecuadamente motivadas y moviéndose para alcanzar la misma meta, tendrían un mayor impacto en los ahorros.

"Las organizaciones frecuentemente no logran los resultados deseados a través de sus iniciativas de optimización y los costos terminan retornando al negocio,” dijo Sanil Solanki, director de investigación de Gartner. "Los CIOs deberían considerar la incorporación de cinco principios clave en sus prácticas de optimización de costos a fin de sentar la base para la mejora continua. Estos principios están preparados para evitar el peligro de iniciativas tácticas de costos, que tal vez generan ahorros al comienzo pero pueden significar un retorno de costos a la empresa en el largo plazo."

Para optimizar continuamente los costos TI y evitar peligros que puedan crearse a partir de reducciones tácticas de costos, los CIOs deberían incorporar los siguientes cinco principios clave en sus iniciativas de optimización de costos para asegurar el éxito continuo de la empresa.

Transparencia: prácticas maduras de transparencia TI son un prerrequisito para mejores decisiones de oferta y demanda y permiten que muchas empresas optimicen costos y los recorten en la forma correcta, mientras preservan lo más importante para la organización. Los servicios empresariales TI deben ser definidos y validados por la empresa por su transparencia TI y optimización de costo. La efectividad de la transparencia necesita ser examinada a través de los resultados de la firma. Esto no es posible hasta que se acuerde explícitamente qué es lo que TI proporciona a la empresa y qué es lo que ésta necesita de TI.

Con transparencia, los beneficios adicionales incluyen mejor gestión de demanda, identificación de valor comercial, la capacidad de manejar TI como un negocio, mejor capacidad de cálculo TI y  mejor comercialización de la competencia TI en general. Sin  transparencia, los peores temores de stakeholders empresariales son frecuentemente confirmados. Con transparencia, la organización TI puede cambiar su rol deseado en el negocio y entrar en diferentes discusiones de valor que compensan los costos con los beneficios de  los esfuerzos TI habilitados y servicios. 

Agilidad: Uno de los factores más significativos en el camino hacia la continua optimización depende de la capacidad de la organización de adaptarse más rápidamente a metas internas y condiciones externas. El desafío de optimizar costos TI no sólo se trata de reducir el precio unitario de TI, sino también de mantener un balance entre costos unitarios más bajos y abastecimiento de TI de una forma flexible para que la organización pueda suprimir o agregar recursos/costos en respuesta a cualquier cambio proveniente de factores internos y externos.

Un problema común se da cuando una organización ha estado reduciendo significativamente sus costos pero luego descubre que la mayoría de sus costos son fijos y que tiene contratos de largo plazo con vendedores y proveedores de servicios. La firma entonces no puede reducir o suprimir costos adicionales si la demanda de TI se reduce, a menos que pague multas para terminar esos acuerdos. Esto también puede detener la habilidad de la organización a aumentar su capacidad repetidamente. Por lo tanto, el abastecimiento de TI sobre una base variable puede establecer una buena plataforma para la optimización continua. La agilidad es un principio clave para la mejora, la organización evaluará iniciativas de manera ordenada, clasificándolas y manteniendo los costos más ágiles. Una vez que las iniciativas son implementadas, el foco luego se mueve de acuerdo al manejo de la demanda, lo que lleva a la empresa a consumir sólo lo que necesita, proporcionando opciones para consumo de TI de una forma que conduce al negocio por un camino optimizado.

Rendición de Cuentas: Para que TI sea completamente optimizado, tanto el lado de la oferta como el de la demanda deben ser evaluados. Frecuentemente, las organizaciones ven a la optimización como la mejor forma de suministrar la demanda de TI. Esto puede crear una cultura donde TI se vuelve reactiva a las necesidades del negocio y no lo suficientemente proactiva para poder influir en la demanda. A fin de que TI sea optimizada continuamente, los líderes deben apropiarse del futuro de sus departamentos. Los líderes deben comprometerse con la empresa para manejar la capacidad, características y funciones que TI provee. Si éstos últimos pueden predecir mejor, con cierto grado de certeza, las demandas de TI, ellos estarán en una fuerte posición para abastecer TI de la forma más óptima. Una estrategia para volver a la empresa más consciente de su demanda de TI es el uso de técnicas como devolución de cargo y showback.

Simplificación: En términos de costos de optimización, la simplificación consiste en  reducir la complejidad para recortar costos. Los sistemas TI son inherentemente complejos, pero una falta de plataformas estándar, procesos comerciales inconsistentes, y servicios TI pobremente definidos y niveles de servicios son más propensos a aumentar los costos de TI.

Para estar seguros, hay otros factores además de la complejidad que elevan los costos TI (por ejemplo, calidad del staff de TI, calidad de liderazgo y ubicación geográfica). Sin embargo, la complejidad impone un recargo innecesario y Gartner estima que el mismo puede ser de un 25 por ciento sobre la base de costo unitario. Eso significa que la misma unidad TI de trabajo podría costar hasta un 25 por ciento más en un ambiente altamente complejo que lo que costaría en uno simplificado.

Sin embargo, el objetivo nunca debería ser simplificar a expensas del valor comercial.  Sino que las organizaciones que son maduras en términos de optimización de costos  de TI tendrán identificados y eliminados niveles innecesarios de complejidad. Se trata de áreas que no agregan valor a la empresa.

Disciplina: Organizaciones que pueden demostrar mejora continua y se guían por las iniciativas planeadas ven la optimización de costos como una disciplina y no como un proyecto aislado y separado. El principio de disciplina asegura que la optimización de costo tenga un dueño responsable y esté conducido desde la cima (normalmente por el CIO). Es esencial gestionar proactivamente la optimización de costos y pensar en objetivos de costos a largo plazo, con tableros y métricas para medir la mejora, en lugar de esperar que las metas sean bajadas de la alta dirección. Las organizaciones que hacen esto bien crean un equipo que incluye profesionales de TI externos para asegurar que las soluciones de optimización consideren los resultados comerciales y  restricciones en lugar de proporcionar especificaciones puramente técnicas.

Un análisis más detallado se encuentra disponible en: www.gartner.com/technology/user/pcpreg/prospectLandingPage.jsp?srcId=1-3202164571. 

¿Cuál es el presupuesto de TI apropiado para su empresa?, ¿Es posible optimizarlo?. Estos y otros temas referentes a la optimizacion serán tratados en el Gartner CIO&IT Executive Summit que se desarrollará del 10 al 12 de septiembre en el Hotel Camino Real Polanco, ubicado en la ciudad de México. Allí, la consultora también abordará las ideas y las novedades con respecto al gasto en TI con predicciones para 2017. Redacción C21